Nicht den Ausweis kopieren lassen: Was Mallorca-Urlauber beim Check‑in wissen sollten

Warum die Kopie des Ausweises beim Check‑in zum Risiko werden kann

Am frühen Abend an der Playa de Palma, die Klimaanlage surrt, Strandbars geben ihre letzten Bestellungen aus, und an der Rezeption tippt eine Kollegin noch schnell etwas in ihr System — dabei hebt sie Ihren Pass, fotografiert ihn und speichert die Datei. Harmlos? Für viele Gäste fühlt es sich in diesem Moment plötzlich nicht mehr so an, besonders wenn man an gehackte Systeme denkt oder an die Geschichten über weiterverkaufte Daten.

Die zentrale Frage lautet: Brauchen Hotels wirklich eine vollständige Ausweiskopie, oder gibt es weniger invasive Wege, Recht und Sicherheit zu verbinden?

Der rechtliche Rahmen: Kurz, klar und nicht immer einfach

Grundsätzlich gilt in Europa der Grundsatz der Datenminimierung: Es dürfen nur so viele personenbezogene Daten erhoben werden, wie unbedingt notwendig. Eine vollständige Kopie beinhaltet oft mehr Informationen — Ausweisnummer, Ausstellungsdaten oder Maschinenschriftzeile — als für einen normalen Check‑in erforderlich ist.

Das heißt praktisch: Ohne eindeutige Rechtsgrundlage, wie eine gesetzliche Meldepflicht oder konkrete Sicherheitsanforderungen, ist das Anfertigen und Speichern kompletter Scans rechtlich angreifbar. In Einzelfällen können Länder oder Behörden andere Vorgaben haben, daher hilft Fragen statt Schweigen: Wer die Rechtsgrundlage nennt, zeigt meist Professionalität.

Was in der Hotellogistik oft übersehen wird

Wenig beachtet bleibt, wie viele Hände und Systeme Daten berühren: Saisonkräfte mit wechselnden Zugriffsrechten, Buchungsplattformen, externe IT‑Dienstleister oder Archivkopien in der Cloud — all das potenziert ein Risiko. Noch ein Punkt: Viele Häuser speichern Kopien länger als nötig, weil niemand die automatische Löschung eingerichtet hat. Auf Mallorca trifft man das besonders in Häusern mit hoher Fluktuation: Kleine Fincas in Campos arbeiten anders als große Ketten an der Playa, aber beide Seiten teilen die gleiche Schwachstelle — menschliches Verhalten und unklare Prozesse. Weitere Informationen finden Sie unter gefälschte Reservierungen an der Playa de Palma.

Konkrete Schritte, die Hotels ergreifen sollten

Für ein sicheres Check‑in genügt häufig weniger Technik und mehr Datenschutzdenken. Hotels sollten Daten nur minimiert erfassen, Systeme verschlüsseln, Zugriffsrechte eindeutig regeln und Löschfristen automatisieren. Transparente Hinweise an der Rezeption, ein kurzes Informationsblatt oder eine sichtbare Datenschutzhotline schaffen Vertrauen.

Technisch sinnvoll sind Maßnahmen wie Tokenisierung statt Speicherung kompletter Nummern, Audit‑Logs, verschlüsselte Backups und die Beschränkung von externen Dienstleistern auf notwendige Aufgaben. Schulungen für Personal — gerade vor der Saison — sind ein kleiner Aufwand mit großer Wirkung. Das ist besonders relevant, wenn man die Schwachstellen im System betrachtet, beispielsweise den Identitätsdiebstahl auf Mallorca.

Tipps für Gäste: Wie Sie sich beim Check‑in auf Mallorca schützen

Beim nächsten Einchecken können Sie folgende Dinge beherzigen: Fragen Sie höflich, warum eine Kopie nötig ist, und lassen Sie sich die Rechtsgrundlage nennen. Bestehen Sie darauf, den Ausweis nur vorzuzeigen oder, wenn nötig, nur die relevanten Seiten vorlegen zu müssen. Sie können eigene Fotos mit dem Smartphone machen und sensible Felder wie Ausweisnummern unkenntlich machen, bevor Sie etwas schicken.

Wenn ein Hotel Daten erfassen muss, fragen Sie nach, wie lange diese gespeichert werden und wo — lokal auf dem PC der Rezeption oder in der Cloud? Bitten Sie schriftlich um Löschung nach Ende des Aufenthalts. Notieren Sie Namen der Mitarbeiter beim Check‑in und bewahren Sie Belege auf: einfache Schritte, die im Streitfall helfen. Sehen Sie dazu auch Beispiele von Tricktätern in der Hotellerie.

Kleine Änderungen mit großer Wirkung

Für Mallorca bedeutet das: Mehr Transparenz an der Rezeption, klare Prozesse in den Häusern und ein bisschen Mut seitens der Gäste zu nachfragen. Kein Grund zur Panik — die Insel ist noch immer ein Ort, an dem man den Wind durch die Palmen hört und abends das Klappern der Tische am Passeig verfolgt — aber ein Reminder, dass gute Hotelpraxis heute auch Datensicherheit heißt. Auch bei Diebstählen in Palma sollte man vorsichtig sein.

Tipp am Rande: Bei längeren Aufenthalten kann eine rote Durchstreichung sensibler Nummern auf einer Ausweiskopie kombiniert mit einer kurzen Empfangsbestätigung für Sie und das Hotel mehr Ruhe bringen als ständige E‑Mails.