Palma und der teure IT-Streit: Lehren aus einer verlorenen Klage

Palma und der teure IT-Streit: Lehren aus einer verlorenen Klage

Leitfrage

Wie konnte ein Vertrag über grundlegende IT‑Dienste so aus dem Ruder laufen, dass die Stadt heute mindestens 12,5 Millionen Euro zahlen muss – und welche Schritte müssten jetzt folgen, damit wir nicht dasselbe Spiel noch einmal erleben?

Kritische Analyse

Die nackten Zahlen sind aus dem Rathaus bekannt: Ein öffentlicher Vertrag, eine kurze Verlängerung 2015, danach Unklarheiten, Gerichtsverfahren und am Ende eine Verurteilung zugunsten des deutschen Anbieters. Auf der Oberfläche klingt das nach einem juristischen Tauziehen zwischen Verwaltung und Konzern. Unter der Oberfläche stecken aber organisatorische Versäumnisse: mangelhafte Ausschreibungsunterlagen, fehlende Übergangsregeln, keine vertraglichen Notfallmechanismen und offenbar kein stringentes Risikomanagement. Wenn die IT einer Stadt für die Grundversorgung von Behörden unabdingbar ist, dann müssen Vertragsverlängerungen, Preisprüfungen und Übergabeprozesse minutiös dokumentiert sein – sonst wird aus einem Verwaltungsproblem schnell eine Millionendiät für Steuerzahler.

Was im öffentlichen Diskurs fehlt

Die Debatte dreht sich derzeit um Schuldzuweisungen und mögliche finanzielle Haftung einzelner Ex‑Verantwortlicher. Wichtige Punkte kommen zu kurz: Wie genau war der Vertrag formuliert? Welche Rechtssicherheit gab es bei Verlängerungsoptionen? Gab es überhaupt ein internes Controlling für vertragliche IT‑Leistungen? Und wie wurde die Abhängigkeit der Verwaltung von einem einzigen Anbieter bewertet? Diese technischen und prozessualen Fragen sind trocken, aber sie erklären, warum juristische Vergleiche gegen die Stadt erfolgversprechend waren.

Eine Alltagsszene aus Palma

Am Plaça de Cort, vor dem Rathaus, setzt sich morgens die übliche Mischung aus Lieferwagenlärm und Espresso‑Aromen zusammen. Eine Sachbearbeiterin an der zweiten Etage, die oft Unterlagen digitalisieren muss, steht auf und schüttelt den Kopf: „Wenn die Kasse leer ist, kommen wir an Ende des Monats in Schwierigkeiten.“ Das Problem ist greifbar: wenn hinterdrehte Verträge und fehlende Dokumente den städtischen Betrieb bedrohen, spüren das die Menschen, die täglich mit Formularen, Terminen und Behördenwegen kämpfen.

Konkrete Lösungsansätze

- Sofortige, externe Vertragsprüfung: Ein unabhängiges Audit der IT‑Verträge und Verlängerungsakte sollte die formalen Fehler aufdecken und veröffentlichen. Transparenz schafft Vertrauen und zeigt Schwachstellen.

- Digitales Vertragsregister: Alle städtischen Verträge müssen zentral und jederzeit durchsuchbar sein. Fristen, Verlängerungsoptionen und Preisgleitklauseln sollten automatisch alarmieren.

- Notfall- und Übergabepläne: Jede kritische Dienstleistung braucht formalisierte Übergabeprozesse und technische Kontinuitätspläne, damit bei Anbieterwechsel keine Behördengänge blockiert sind.

- Schieds- und Mediationsklauseln: Vor Gericht ziehen ist teuer. Verpflichtende Mediation und Schiedsverfahren könnten künftige Streitkosten senken.

- Haftungs- und Compliance‑Regeln: Wo Entscheidungen grob fahrlässig oder politisch motiviert sind, muss geprüft werden, ob verwaltungsinterne Verantwortlichkeiten geltend gemacht werden können. Das passt zur Prüfung, die die Rathausspitze bereits angekündigt hat.

- Schulungen für Vergabestellen: Technische Leitung und juristische Expertise wachsen nicht automatisch zusammen. Fortbildungen für Vergabebeamte helfen, Risiken früher zu erkennen.

Was die Stadt jetzt tun muss

Kurzfristig steht die Auszahlung an und das Bemühen um außergerichtliche Einigungen, um Zinsaufwand zu vermeiden. Parallel dazu braucht es strukturelle Arbeit: Die neue Verwaltung muss die internen Abläufe so reformieren, dass weder politische Wechsel noch personelle Umbesetzungen automatische Rechtsrisiken nach sich ziehen. Das heißt: bessere Dokumentation, klarere Entscheidungswege und unabhängige Prüfmechanismen.

Pointiertes Fazit

Aus dem verlorenen Streit ergibt sich eine einfache Lektion: Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur Technik, sie ist Vertragsarbeit und Risiko‑Management. Das Rathaus zahlt jetzt Millionen, weil Prozesse fehlten, nicht nur weil Gerichte eine rechtliche Bewertung vornahmen. Wer in Palma künftig vermeiden will, dass solche Fälle wieder auftreten, muss in Bürokratie und Kontrolle investieren – und zwar sichtbar und schnell. Sonst zahlen nicht nur die Verwaltung, sondern am Ende die Bürgerinnen und Bürger, die morgens am Plaça de Cort in der Schlange stehen.